Pikku paketti tiedotuksesta: Kerhon kisatiedotus Esa Almgren & Leo Eiranen


 

Tiedottaminen kilpailun aikana

Ensimmäinen tiedotukseen liittyvä asia on nimetä siitä vastaava henkilö heti kilpailun järjestelyjen alussa. Tiedottaja kuuluu kisatyöryhmän sisäpiirin. Hän saa aina tietoonsa viimeisimmät uutiset, on tavoitettavissa periaatteessa 24 h vuorokaudesta.

Ulkoinen tiedottaminen: Muutama "ämmä" aluksi: Mitä Missä Milloin

Valitse uhrit eli tiedotusvälineet, joiden toivot huomioivan kilpailun. Terve harkinta on paikallaan, kansalliseen kisaan ei kannata haikailla valtakunnallista TV-kanavaa ellei tarjolla ole hyvä "koukku".

Ennen kilpailua

Lähetä pari viikkoa ennen kilpailua tiedotusvälineille ennakkotiedote, jossa lyhyesti kerrot kilpailun nimen, kilpailupaikan, lyhyt reittiselostus, arvioitu osallistujamäärä, ketä huippuja tiedetään jo siinä vaiheessa tulevan. Tietysti panet mukaan yhteystietosi ja ajo-ohjeen kilpailukeskukseen sekä kilpailun lisämääräykset.

Tee kisalle/ kerholle oma kirjepohja, jossa ovat kerhon logon lisäksi pääsponsorin logo. Näin toimituksissa havaitaan heti mistä on kyse tarvitsematta tavata lähettäjää/vastaanottajaa. Plussaa tulee asiaan liittyvän valokuvan toimittamisesta.

Muista yhteistyökumppanit!

Kerhon sponsori on varmasti tyytyväinen kutsusta ja parista makkaralipusta. Lähetä heti ilmoittautumisajan päätyttyä toinen tiedote, mukana vähintäänkin osanottajaluettelo, reittikartta, kilpailun aikataulu ja ajo-ohje kilpailukeskukseen sekä kilpailun lisämääräykset.

Jos kilpailussa ajetaan SM- tai Cup-pisteistä, laita mukaan pistetilanne. Muista, että yhteystiedoissa ovat myös ne puhelinnumerot, joista vastataan kilpailupäivänä.

Huolehdi siitä, että lähetettävät kartat sekä myös kilpailijoille jaettavat kartat ovat kunnollisia.

Soita muutamaa päivää ennen kilpailua tärkeimmille lehdille ja paikallisradioille. Kysy tai maanittele toimittaja tulemaan ja varaudu siihen että joudut suoraan radiohaastatteluun.

Pidä taskussasi valmiiksi mieluiten puheenomaiseen muotoon laadittu "lunttilappu" live-radiohaastattelua varten. Suurin osa ihmisistä on kipsissä kun mikrofoni isketään eteen, vaikka kyseessä on oma tuttu kapula. Myös televisioyhtiöitä on joskus soittelemalla saatu paikalle. Niille on kuitenkin soitettava ensimmäisen kerran jo muutama viikko ennen kilpailua.

Tee muistiinpanot puheluista, kilpailun aikana tilanne on niin tiivis että suurin osa puhutusta ja sovitusta unohtuu.

Kilpailun aikana

Mikäli suinkin mahdollista, hanki omaan sekä toimittajien käyttöön oma lehdistöhuone, jossa olisi hyvä olla ainakin puhelin, faksi ja mielellään myös jotain vempeleitä kirjoittamista ja tulostamista varten. Sähköpostin lähettämismahdollisuuskaan ei olisi haitaksi.

Tietysti siellä pitää olla reittikarttoja, käsiohjelmia, lisämääräyksiä ym. kilpailua koskevaa materiaalia. Hyvä keino on tehdä toimittajia varten aineistosta valmiita nippuja esimerkiksi isoihin kirjekuoriin. Se helpottaa homman hoitoa.

Huolehdi siitä, että lehdistöhuoneessa on jatkuvasti päivystys ja siitä, että tulokset ovat jaossa toimittajille sitä mukaa kuin niitä valmistuu. Myös kesken kilpailua väliaikatulokset pitävät mielenkiintoa yllä. Jotakin purtavaa, kahvilippuja jne. voisi myös olla jaossa toimittajille. Jos mahdollista, liitä liput viimeiseen ennen kisaa lähetettyyn tiedotuspakettiin.

Huolehdi, että paikalla olevat toimittajat saavat tulokset heti niiden valmistuttua. Huolehdi, että tuloksia pyytäneille medioille faksataan tai lähetetään sähköpostina tulokset heti kilpailun jälkeen. Niiden mukaan on hyvä tehdä lyhyt selostus kilpailusta.

Sama pumaska on syytä faksata tai sähköpostittaa kilpailusta riippuen myös valtakunnan päälehtiin sekä lähimpiin maakuntalehtiin ja urheiluradioon ja tv-yhtiöiden urheilutoimituksiin. Lisäksi on hyvä tapa toimittaa tulokset ainakin jokaisen luokan kolmen parhaan kotipaikkakunnan paikallislehteen. Paikallislehdet luetaan tarkimmin.

Suomen tietotoimiston virallisia freelancereita ja "alan miehiä" ovat Tuomo Seppänen ja Lexi Lehtonen. STT on aika tarkka siitä mitä julkaisee, käytä heidän kontaktejaan. Lexin kapula on 0400 - 744 743, Seppäselle voit heittää mailia osoitteeseen tuomo.seppanen@pp.inet.fi.

Seuranta

Tee lista kaikista paikalla käyneistä toimittajista ja heidän toimeksiantajistaan yhteystietoineen. Pyydä heitä lähettämään, mitä kilpailusta ovat julkaisseet, esim. lehtileikkeet. Iso kasa edustavia leikkeitä helpottaa mm. sponsorien metsästystä tulevina vuosina.