Pikku paketti tiedotuksesta: Kerhon kisatiedotus Esa Almgren & Leo Eiranen


 

Sisäinen tiedottaminen kilpailun aikana

Tällä osastolla hahmotetaan miten kilpailun järjestäjän sisäinen tiedotuskoneisto olisi hyvä viilata. Tätä ei tarvitse lukea kuin Isoa kirjaa, vaikka kymmenen käskyä tässä onkin.

1. Tiedottajan päävastuualue on kilpailun ulkoinen tiedottaminen eli kisasta uutisoinnin helpottaminen kaikin keinoin median ja yhteistyökumppaneiden suuntaan.

2. Ajoissa tehty selvä työnjako helpottaa toimintaa. Toisten tonteille ei hypitä.

3. Kilpailijoille suunnatut tiedotuspalvelut yhdessä pisteessä, jonne opasteet. Selkeä työnjako siitä kuka tiedottaa kilpailijoille.

4. Jos varikolla on pysäköinnin ohjaus, niin jokaisen pysäköinnin ohjaajan tulee tietää ilmoittautumis- ja katsastuspisteiden paikat sekä kilpailun avainhenkilöt.

5. Toimita maanomistajille ja muille kilpailuun läheisesti liittyville ainakin käsiohjelma, reittikartta ja aikataulut.

6. Kerää pisteet kotiin ilmoittamalla kisasta mahdollisesti pärinästä häiriytyville tahoille, esim. hevostalleille.

7. Huolehdi siitä, että kilpailun toimitsijoiden puhelimista on paikkansa pitävä puhelinluettelo ja että se on jaettu kaikille toimitsijoille.

8. Mikäli kilpailussa on kuulutus, huolehdi, että kuuluttajalla on mahdollisimman hyvät taustatiedot kaikista kilpailijoista. Tulospalvelun ja kuuluttajan välisen yhteyden on pelattava nopeasti.

9. Opastus

Huolehdi, että kilpailukeskukseen ja reitin parhaille katselupaikoille on opastus. Huolehdi myös siitä, että opastus puretaan heti kilpailun jälkeen.

10. Kisaraportti ja tulokset sähköisinä jakoon

Vaikka nämä tietokoneet tuntuvat monesti paholaisen keksinnöiltä, on kuitenkin tosiasia, että sähköinen tiedonsiirto on nykypäivää. Paras tapa toimittaa medioille tietoa kisasta erityisesti kisan jälkeen on sähköposti. Siis tulokset ja pieni selostus kisatapahtumista sähköpostina lehtiin ja sähköisiin viestimiin on paras tapa saada ne myös julki.

Käsiohjelma, mainos- ja sponsoriasiat ovat oman messunsa arvoisia. Ja usein myös tekijän. Niillä tekee niiden onnistuessa tiliä. Kuitenkin harkitse tarkoin rajasi ennen kuin lupaat hoitaa myös ne.